La idea de que sà se puede trabajar fuera de la oficina no es nada nuevo. De hecho, se trata de una de las tantas revoluciones del siglo XXI. Progresivamente hemos visto cómo han ido surgiendo nuevas tendencias en el lugar de trabajo. Ahora se trata del hot desking: un espacio de trabajo flexible.
Las dinámicas laborales están cambiando, y con ella los espacios. Y no solo me refiero al coworking, esa revolución del espacio de trabajo, sino también a las empresas que están apostando fuerte por los nuevos estilos del lugar laboral. ¿Se avecina el fin de las oficinas tradicionales? Lo cierto es que los lugares de trabajo cada vez se adaptan más a las necesidades de la generación millennial. Y entre estas transformaciones aparece el hot desk, que se traduce en flexibilidad y movilidad: lejos quedaron los puestos fijos. Se trata del uso de escritorios compartidos y de trabajar en un ambiente abierto que favorezca la interacción.
Si todavÃa no conoces qué es el hot desk y la curiosa historia del término, sus ventajas y desventajas, cómo se relaciona con el coworking, en qué beneficia a las empresas, y mucho más, no te pierdas este artÃculo.
¿Qué es hot desking?
El hot desking o escritorio flexible es una renovación del espacio de trabajo que surgió en la década de 1990. El concepto de hot desk se refiere a trabajar en un escritorio disponible, en lugar de en uno fijo. Esta tendencia está muy de moda y ha sido puesta en práctica no solo en los espacios de coworking, sino también en grandes empresas.
Hacia un origen del término
Se presume que el término hot desking proviene de hot racking. Este último se trata de una práctica naval que consiste en que los marines comparten la misma litera en función de sus turnos. La idea de «hot» supone que la cama estaba aún caliente cuando se despertaba un marine y le tocaba el turno de dormir al otro. Este hecho ocurrÃa por el poco espacio del que se disponÃa. Curioso, ¿verdad? De ahà que la concepción del hot desk sea, en términos empresariales, una forma de optimizar los espacios. Se trata, precisamente, de compartir el escritorio en dependencia de la disponibilidad. ¿Qué quiere decir esto? Pensemos, por ejemplo, en un coworking. Llegas a la 9:00 am y tomas un hot desk que esté disponible en ese momento para comenzar tu trabajo. Sin embargo, al dÃa siguiente, puede que ese mismo escritorio ya no esté disponible cuando llegues al coworking y, por tanto, tienes que escoger otro hot desk para hacer tus funciones ese dÃa. ¡En esto consisten los escritorios móviles!
Hot desking: ventajas
¿Aún no te convencen los hot deskings? Quizás pienses que es un poco incómodo cambiar de escritorio cada dÃa. Pero si te contamos todas sus ventajas, puede que cambies de idea.
Ventajas del hot desking
Ahorra en costos
SÃ, quizás la principal ventaja del hot desking sea la reducción de gastos. El hot desk es una opción muy asequible. La base de la economÃa colaborativa es que los gastos se comparten. Es decir, el costo del emplazamiento y las demás comodidades se dividen entre todos los coworkers.
Fomenta la colaboración y favorece las relaciones sociales
El cambio de escritorio diario permite que cada dÃa conozcas a compañeros nuevos, lo que se traduce en libertad y cultura social. El método ha sido muy eficiente para la interacción social y para el crecimiento de negocios. ¿No lo crees? El escritorio móvil es una vÃa para que te relaciones con personas de diferentes ámbitos, y quizás surjan oportunidades de colaboración.
Nuevos lugares cada dÃa son nuevos profesionales a conocer. La ventaja de intercambiar con otros profesionales es especialmente útil ¿Por qué?, pues permite hacer networking. Es decir, ampliar nuestra red de contactos o encontrar clientes potenciales. Bien sabemos que los proyectos o negocios se desarrollan, en gran medida, gracias a nuestras relaciones.
Aporta mayor cohesión y productividad al equipo de trabajo
Las pequeñas y medianas empresas también son parte de los coworkings. Tanto si tu empresa tiene una oficina privada como una oficina abierta en un coworking, puedes establecer el sistema de hot desk para el equipo. Esto ofrece una mayor eficiencia en el trabajo, pues se fomenta el intercambio de ideas, la colaboración y el acceso al conocimiento compartido. Los miembros pueden escoger dónde sentarse cada dÃa.
Diversidad del ambiente
Es una de las más sugerentes ventajas del hot desk. Posees la facilidad de escoger el escritorio donde quieras trabajar a diario. Por ejemplo, eres libre de buscar el lugar en el que te sientas más motivado o el que maximice tu creatividad. De esta manera, administras tus dÃas en dependencia de lo que necesites.
Espacios de trabajos más ordenados
¿SabÃas que un espacio de trabajo ordenado mejora la productividad y la capacidad de concentración? Las cifras no engañan. Según un estudio de Grace Chae y Juliet Zhu, la organización mejora en 167 % la capacidad de atención y en un 10 % la productividad. En un escritorio móvil no podrás tener muchas de las cosas comunes de un escritorio de oficina, a saber, folletos, plantas, fotos, tazas o tantas cosas tuvieras. Los hot desks obligan a mantener el espacio ordenado, y aunque esto signifique no poder personalizar el escritorio, el resultado es que estarás más concentrado en tu trabajo y lo realizarás con mayor efectividad.
Host desk en un coworking
Los coworkings han potenciado la popularidad del hot desk. Los espacios colaborativos ofrecen la oportunidad de trabajar en un ambiente creativo e innovador. De hecho, muchas personas prefieren los hot desks porque les permite trabajar cada dÃa en sitios diferentes dentro del coworking, lo que propicia relacionarse con otros miembros. Además, cambiar del lugar de trabajo puede producir mayor inspiración y motivación.
¿Significan los hot deskings el fin de los escritorios fijos?
No necesariamente. Una de las tantas ventajas de los espacios de trabajo compartido es que hay sitios para todos. ¡Pues sÃ! Si eres de los que prefieres escritorios fijos, pero te gusta trabajar en un espacio colaborativo, estas de suerte pues también existen opciones de escritorios fijos en un coworking. De esta forma, mantendrás la estabilidad a la que estás acostumbrado y podrás personalizar tu espacio de trabajo.
Hot desking en una empresa ¿Por qué también grandes compañÃas han optado por el hot desk? Este modelo favorece una mejor gestión del espacio: reduce las zonas innecesarias en la oficina y, por consiguiente, disminuye los costes de bienes raÃces.
Concebir las oficinas con varios hot desks puede suponer una gran ventaja para las empresas; sobre todo, para aquellas en las que los empleados trabajan en remoto la gran parte del tiempo, o pasan mucho tiempo viajando. El hot desk puede funcionar muy bien en equipo de trabajo pequeños. Cada miembro trabaja desde su portátil y tener un escritorio fijo no es tan importante. Esto fortalece las relaciones de los empleados y promueve el trabajo en equipo.
Tener oficinas flexibles con hot desking fomenta un entorno de trabajo colaborativo entre los departamentos o secciones de la empresa, ya que un espacio de trabajo compartido propicia la interacción y el desarrollo de ideas. Ello puede traer muchÃsimos beneficios para las compañÃas.
A modo de resumen. Si quieres tirar de cubÃculos y diseñar en tu empresa espacios con hot desk, aquà hay algunas consideraciones que debes tener en cuenta:
EstadÃstica demográfica de tu oficina.
Cantidad de empleados en remoto frente a los que trabajan a tiempo completo en la oficina.
Espacio excedente.
Tipo de trabajo de cada departamento.
LogÃstica en cuanto a la tecnologÃa: ¿dispondrán todos los escritorios de ordenadores? ¿Deberán los empleados llevar sus portátiles?
¿Cómo se realizarán las llamadas entre clientes y trabajadores? ¿Skype, Google Hangouts, WhatsApp, etc.?
Recuerda que no todos los trabajadores son partidarios de no tener un escritorio fijo. Esta tendencia es mucho más común en los empleados jóvenes. Los trabajadores de más edad no se sienten tan cómodos con ellos. En un estudio de Workthere se demuestra que de 500 empleados encuestados solo el 47 % prefieren el hot desk frente a los puestos fijos, según los datos aportados a Verdict. Y es que andar todos los dÃas con un portarretrato de la familia y una taza de café en una caja es algo inquietante para los que gustan de escritorios personalizados.
A propósito, el hot desking también ha sufrido demandas. Por ejemplo, una de las primeras fue en 2007. Un operador británico demandó a su empleador ya que alegaba que la falta de un escritorio fijo le provocaba ataques de pánico.